07.08.2017

Übergabe-management der JAV

Fünf Tipps zur Übergabe an die nächste JAV

Irgendwann ist die Mitgliedschaft in der JAV vorbei. Manchmal auch schon während der laufenden Amtsperiode. Häufige Ursache ist der Verlust der Wählbarkeit, hier gibt es eine Altersgrenze (nach LPersVG/BPersVG bzw. nach BetrVG).

Die von der bisherigen Jugend- und Auszubildendenvertretung (kurz JAV) bearbeiteten Aufgaben müssen nun im Gremium neu verteilt werden. Dabei sollte die Übergabe an die nachfolgende JAV natürlich möglichst reibungslos verlaufen. Schließlich wollt ihr den Auszubildenden eine kontinuierliche und qualifizierte Interessenvertretung gewährleisten.

Übergabemanagement
Im Laufe einer JAV-Amtszeit passiert eine Menge. Nicht alles davon wird dokumentiert. Mit der Zeit bekommen JAV-Mitglieder immer mehr Wissen und lernen aus ihren Erfahrungen.

Und auch wenn Beschlüsse gut dokumentiert und neue JAVen notwendige Qualifikationsmaßnahmen erhalten, droht mit jedem personellen Wechsel auch ein Wissensverlust. Denn „Wissen“ umfasst neben Erkenntnissen und Erfahrungen auch Können, Fähigkeiten und Fertigkeiten.

Um diesen Verlust zu minimieren, müssen sich JAVen spätestens kurz vor den JAV-Wahlen über ein Nachfolgemanagement und den Wissenstransfer Gedanken machen. Orientierung für ein gutes Nachfolge- und Übergabemanagement geben folgenden Punkte:

Zeitpunkt
Die gesamte JAV sollte das Ausscheiden von einzelnen Mitgliedern und die nächste Wahl im Blick haben, um rechtzeitig mit dem Nachfolgemanagement zu beginnen. Ist der Zeitpunkt klar, ab wann ihr mit der Übergabe starten wollt, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen.

Einschätzung der Erfahrungen und Aufgaben
Klärt als Erstes, welche Erfahrungen und Fertigkeiten dem Gremium verloren gehen bzw. welche besonderen Kenntnisse die ausscheidenden JAV-Mitglieder haben. Um einen Gesamtüberblick zu bekommen, notieren am besten alle Beteiligten diese Einschätzung zu ihrer eigenen bzw. zu den ausscheidenden Personen.

Einschätzung des notwendigen Wissenstransfers
Nachdem nun klar ist, was verloren geht, klärt ihr weiter, was eurem Gremium auf jeden Fall erhalten bleiben muss. Begrenzt eure Auswahl notfalls nur auf das wirklich Wesentliche.

Planung der Übergabe
Zunächst müssen die Rahmenbedingungen geklärt werden, ob z.B. eine direkte Einarbeitung möglich ist. Je nach Komplexität des Wissens sind unterschiedliche Transfermethoden sinnvoll. Nachfolgend sind mehrere Methodenbeispiele aufgeführt:

• Aufräumen der (Datei-) Ablage;
• Verfassen schriftlicher Infos, Notizen und Beschreibungen;
• Bi-/Trilaterale Gespräche;
• Interviews mit Vorgänger-JAVen und Protokollierung (diese Interviews müssen sehr konzentriert geführt werden, damit keine unübersichtlichen und damit für die Nachfolgenden unbrauchbaren „Erzählungen“ entstehen);
• Workshops zur funktionsbezogenen Orientierung: Erfahrene JAVen schildern weniger erfahrenen oder neuen JAV-Mitgliedern aus ihrer Sicht wichtiges Wissen und Können, das für gute JAV-Arbeit notwendig ist.

Checkliste zur Übergabe

• Sind alle dokumentierten Themen relevant?
• Sind alle relevanten Themen dokumentiert?
• Sind die Unterthemen ausreichend differenziert?
• Sind die Strukturierungsebenen sinnvoll?
• Sollten an bestimmten Stellen Themen zusammengefasst oder weiter unterteilt werden?
• Ist die Reihenfolge sinnvoll, in der die Themen dokumentiert sind (insbesondere in Bezug auf das Verständnis des für das jeweilige Thema notwendigen Wissens)?
• Sind die Benennungen der Themen und Sachverhalte korrekt?
• Könnten sie kompakter formuliert oder müssen sie ausführlicher beschrieben werden?
• Ansprechpersonen?
• Relevante Dokumente?
• Wann sollten die Wissensinhalte “aktualisiert” werden?
• Welche Querbeziehungen zu anderen Bereichen oder Funktionen bestehen bzw. müssen gepflegt werden?

Prüft außerdem gemeinsam mit eurer ver.di Jugend vor Ort und dem Betriebs- oder Personalrat, welche Qualifizierungsmaßnahmen notwendig sind.

JAV-Seminare der ver.di Jugend

Allen neu gewählten JAV-Mitgliedern empfehlen wir übrigens unsere mehrteilige Seminarreihe für JAVen. Hier erfahren sie alles über die Grundlagen der JAV-Arbeit.

Im Mittelpunkt des ersten Seminars (Praxis 1) stehen die wichtigsten Gesetzesparagraphen und ihre praktische Umsetzung im Alltag. Obendrauf wird das Selbstverständnis als JAV gestärkt.

Nach dieser Einführung folgt im zweiten Seminar (Praxis 2) alles Wesentliche zu Fragen der Ausbildungsqualität und der Übernahme von Auszubildenden.

Das dritte Seminar (Praxis 3) richtet sich an JAV-Mitglieder, die auf diesen Grundlagen aufbauen und ihre kommunikativen, organisatorischen wie auch methodischen Kompetenzen erweitern wollen.

Im letzten Trainig (Praxis 4) geht es um den Umgang mit besonderen Problemen wie Mobbing, Diskriminierung, Sucht oder sexuelle Belästigung. Ihr lernt hier, wie man sensibel mit Betroffenen umgeht und welche arbeitsrechtlichen Möglichkeiten es in konkreten Fällen gibt.

Wir wünschen euch bei eurem Übergabemanagement viel Erfolg!

Eure ver.di Jugend