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13.06.2013

You gotta fight...

...for your right to PAAARTY!

Herrliche Vorstellung: Eine Party steht bevor und am nächsten Tag kann man ausschlafen. Für JAVen eine gute Gelegenheit, abseits vom Alltagsstress mit den Auszubildenden ins Gespräch zu kommen – und zum Beispiel die Vorteile von ver.di hervorzuheben. Für eure erfolgreiche Partyorganisation haben wir euch hier die wichtigsten Tipps zusammengestellt.

Auf Partys kann man sich vom Alltag locker machen, in relaxter Atmosphäre eine gute Zeit haben, Freundschaften vertiefen und neue Kontakte knüpfen – also ein guter Rahmen auch zur Kontaktaufnahme zwischen JAV und Auszubildenden. Wenn das Wetter mitspielt, ist beispielsweise eine Sommerparty für Auszubildende eine feine Sache. Weitere Anlässe sind die Begrüßung zum Ausbildungsstart, das Ende der Prüfungsphase oder die Weihnachtszeit. Oder ihr kombiniert eine Jugend- und Auszubildendenversammlung mit einer anschließenden Party.

Für die Gäste ist die Vorfreude bereits Teil der Feier. Doch die Organisator_innen solcher Events müssen viele Details berücksichtigen, damit im Vorfeld und vor allem am großen Abend alles reibungslos über die Bühne geht – und im besten Fall auch die Initiator_innen entspannt ihr Kaltgetränk genießen können.

Der Termin
Bei der Terminwahl sollten Prüfungszeiträume und Berufsschulzeiten berücksichtigt werden. Möglicherweise ist ein Donnerstag besser als ein Freitag, da viele Ende der Woche nach Hause fahren. Außerdem sollte das Datum so liegen, dass noch mindestens drei Monate Zeit für die Organisation bleiben. Megastress kurz vor oder gar während der Party kann schließlich niemand gebrauchen!

Der Ort
Drinnen oder draußen? Open Air-Veranstaltungen sind natürlich vom Wetter abhängig. Wer sich hierfür entscheidet, tut gut daran, eine alternative Location für Regenwetter zu haben. Gibt es vielleicht einen Platz draußen im Grünen, an dem man bei schlechtem Wetter einfach nach innen umziehen kann? Ansonsten sind regenfeste Pavillons unverzichtbar.

Geschlossene Partyräume haben den Vorteil, dass sanitäre Anlagen, Tische, Stühle, eine Bar, Kühlschrank etc. oft bereits vorhanden sind und nicht erst organisiert werden müssen. Vielleicht gibt es ein Gewerkschaftshaus in der Nähe, wo die Veranstaltung stattfinden kann?

Das Team
Sobald der Termin steht, solltet ihr ein Orga-Team zusammenstellen, ein erstes Team-Treffen vereinbaren und alle Aufgaben verteilen. Hat eure JAV lediglich ein oder zwei Mitglieder, kann es sinnvoll sein, weitere Aktive und Multiplikator_innen für bestimmte Aufgaben hinzuzuziehen. In jedem Fall ganz wichtig: Regelmäßige Orga-Treffen vereinbaren und in der Zwischenzeit über E-Mail-Verteiler den aktuellen Stand der Organisation kommunizieren.

Eine gute Möglichkeit hierfür ist eine – geheime! – Facebook-Gruppe, wo die Teammitglieder auf der Pinnwand die neuesten Entwicklungen posten können. In diesem Rahmen können auch Links (z. B. zu Cateringservices), Flyer-Entwürfe, Fotos (z. B. von der Location) oder andere Infos zur Feier ausgetauscht werden: „Anlage vom Gewerkschaftshaus können wir kriegen“ oder „Pavillons gehen klar“ usw.

Die Aufgaben
Wenn ihr euer Team zusammengestellt habt, geht es an die Aufgabenverteilung – was genau steht da auf eurem Zettel?

  • Location organisieren – sollte für alle gut erreichbar sein und über alles verfügen, was für ein paar Stunden geselliges Beisammensein nötig ist.
  • Getränke bestellen – Angebote einholen, bestellen, Abholung bzw. Rücktransport organisieren. Wenn möglich, Kommission vereinbaren – dann nimmt der Großhandel ungeöffnete Getränke wieder zurück. Abklären, ob eine Ausschanklizenz benötigt wird (richtet sich nach Veranstaltungsort). Verkauf organisieren: Wer, wann, Gläser, Abwasch etc. Und dann noch: Auf der Party sollten Getränke preiswert sein und alkoholfreie Getränke natürlich günstiger als alkoholhaltige Drinks.
  • Catering – Partyservice kontaktieren oder selbst organisieren? Ein paar Schnitten und Salate sind relativ schnell und unkompliziert zubereitet. Noch ein paar kleine Knabbereien – fertig! Zusätzliches Material zum Verzehr wie Teller, Besteck, Grillzeug, Müllbeutel etc. wird natürlich ebenfalls benötigt. Und auch hier ist der Verkauf zu organisieren: Wer zu welcher Zeit?
  • Werbung – müssen gedruckte Flyer wirklich sein? Vielleicht reichen auch ein paar gut platzierte Plakate und Werbung per E-Mail-Verteiler, Facebook etc.? Außerdem ist das umweltfreundlicher als ein Stapel Flyer, der früher oder später auf dem Müll landet. In jedem Fall unbedingt rechtzeitig anfangen, die Werbetrommel zu rühren – mindestens drei Wochen vorher.
  • Musik – die Musikanlage sollte professionell sein, denn Wohnzimmer-Hifi-Anlagen brennen bei Dauerdröhnung garantiert durch! Dazu sind der Transport sowie – wenigstens halbwegs fachkundiger – Aufbau und Soundcheck der Anlage zu organisieren. Und: Wer ist der DJ? Jemand, der auf Musikwünsche eingeht und schon ein paar Mal aufgelegt hat, macht schließlich bessere Stimmung als eine wenig flexible iTunes-Playlist.
  • GEMA-Gebühren – bei der ver.di organisierte JAVen sollten bei der Gewerkschaft nachfragen, ob diese Gebühren über den ver.di-Rahmenvertrag abgerechnet werden können.
  • Kasse – Leute organisieren, die den Eintritt kassieren. Und unbedingt für genügend Wechselgeld sorgen!

Was noch?
Durch eine Party entstehen Kosten. Deshalb solltet ihr so kalkulieren, dass eure Auslagen durch den Getränke- und Essensverkauf wieder eingespielt werden. Wie ist es mit Lärmbelästigung? Blöd, wenn die Polizei auf der Matte steht, weil die Nachbarschaft nicht schlafen kann. Für Open Air-Veranstaltungen also unbedingt Genehmigungen einholen und für den Fall der Fälle dabei haben. Eventuell vorher mit Anwohner_innen sprechen bzw. Zettel aufhängen.

Vorteile für ver.di-Mitglieder
Gewerkschaftsmitglieder können sich jederzeit für konkrete Unterstützung bei der Party-Orga an die ver.di Jugend vor Ort wenden. Dort gibt es Veranstaltungstechnik, Bänke, Tische, Liegestühle, Pavillons und viele weitere Utensilien, die ver.di-JAVen gerne zur Verfügung gestellt werden. Wichtig ist dabei eine möglichst frühzeitige Anfrage – dann wird alles reserviert.

JAVen können für ver.di-Mitglieder einen kleinen Bonus einbauen und so für alle deutlich machen, dass sich eine Mitgliedschaft lohnt: So könnten Mitglieder z. B. ein oder zwei Freigetränke bzw. ermäßigten oder freien Eintritt bekommen. Auch ein wertschätzendes Geschenk ist denkbar. Auch hierfür am besten mit dem Jugendsekretariat vor Ort sprechen.

Checkliste
Für eine effektive Organisation ist eine Checkliste ungemein hilfreich, die auch online angelegt werden kann – z. B. mit Google-Docs – damit ihr ortsunabhängig arbeiten könnt. Schon eine ganz einfache, dreispaltige Liste funktioniert: In einer Spalte steht der zu organisierende bzw. abzuklärende Posten. Die nächste Spalte zeigt, wer sich darum kümmert (mit Kontaktdaten!). Und in der letzten Spalte wird festgehalten, bis wann die jeweilige Sache erledigt sein sollte.

Party-Organisation kann tatsächlich auch richtig Spaß machen – und schon eine Feier für sich sein. Die ver.di Jugend wünscht allen JAVen gutes Gelingen bei der Party-Vorbereitung und natürlich eine Menge Fun am großen Abend!

Mehr Infos zu Jugend- und Auszubildendenversammlungen:
nach BetrVG
nach BPersVG