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11.05.2016

Übergabe-management der JAV

Fünf wichtige Punkte für die Übergabe an die nächste JAV

Irgendwann ist die Mitgliedschaft in der JAV vorbei. Manchmal auch schon während der laufenden Amtsperiode. Häufige Ursache ist der Verlust der Wählbarkeit. Die ist durch das Alter begrenzt, sowohl nach LPersVG/BPersVG, als auch nach BetrVG.

Die bisher von dem JAV-Mitglied bzw. den JAV-Mitgliedern bearbeiteten Aufgaben müssen nun im Gremium neu verteilt werden. Dabei sollte die Übergabe an die Nachfolger_innen natürlich möglichst reibungslos verlaufen. Schließlich wollt ihr den Auszubildenden eine kontinuierliche und qualifizierte Interessenvertretung gewährleisten.

Übergabemanagement
Im Laufe einer JAV-Amtszeit passiert eine Menge. Nicht alles davon wird dokumentiert. Mit der Zeit bekommen JAV-Mitglieder immer mehr Wissen und lernen aus ihren Erfahrungen. Auch wenn Beschlüsse gut dokumentiert und neue JAVis notwendige Qualifikationsmaßnahmen erhalten, droht mit jedem personellen Wechsel auch Wissen verloren zu gehen. Denn mit dem Begriff „Wissen“ sind neben Erkenntnissen und Erfahrungen auch Können, Fähigkeiten und Fertigkeiten gemeint. Um diesen Verlust weitestgehend zu minimieren, müssen sich JAVen spätestens kurz vor den Wahlen zur Jugend- und Auszubildendenvertretung über ein Nachfolgemanagement und Wissenstransfer Gedanken machen.

Eine Orientierung ein gutes Nachfolge- und Übergabemanagement  geben folgenden Punkte:

Zeitpunkt
Die gesamte JAV sollte das Ausscheiden von einzelnen Mitgliedern und die nächste Wahl im Blick haben, um rechtzeitig mit dem Nachfolgemanagement zu beginnen. Ist der Zeitpunkt klar, ab wann mit dem Nachfolgemanagement begonnen werden soll, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen.

Einschätzung Erfahrungen und Aufgaben
Zunächst solltet ihr klären, welche Erfahrungen und Fertigkeiten dem Gremium verloren gehen werden bzw. welche besonderen Kenntnisse die ausscheidenden JAV-Mitglieder haben. Um einen Gesamtüberblick zu erhalten, empfiehlt es sich, dass alle Beteiligten diese Einschätzung zu ihrer eigenen und zu den ausscheidenden Personen notieren.

Einschätzung notwendiger Wissenstransfer
Nachdem nun klar ist, was verloren geht, solltet ihr klären, was dem Gremium in jedem Fall erhalten bleiben muss. Aufgrund der Zeitnot vieler JAV-Gremien begrenzt euch bei der Auswahl notfalls auf das Wesentliche.

Planung Übergabe
Als erstes sollten die Rahmenbedingungen geklärt werden, beispielsweise ob eine direkte Einarbeitung möglich ist. Je nach Komplexität des Wissens sind unterschiedliche Transfermethoden sinnvoll. Nachfolgend sind mehrere Methodenbeispiele aufgeführt:

  • Aufräumen der (Datei-) Ablage,
  • Verfassen schriftlicher Infos, Notizen und Beschreibungen,
  • Bilaterale oder trilaterale Gespräche
  • Interviews mit Vorgänger_in, Protokollierung (die Interviews müssen sehr konzentriert geführt werden, damit keine unübersichtlichen und damit für den/die Nachfolger_in unbrauchbaren „Erzählungen“ entstehen),
  • eine weitere Möglichkeit sind Workshops als funktionsbezogene Orientierung: erfahrene JAVer_innen schildern weniger erfahrenen oder neuen JAVer_innen aus ihrer Sicht wichtiges Wissen und Können, das nötig ist, um gut in die Arbeit zu kommen.

Checkliste für die Übergabe

  • Sind alle dokumentierten Themen relevant?
  • Sind alle relevanten Themen dokumentiert?
  • Sind die Unterthemen ausreichend differenziert?
  • Sind die Strukturierungsebenen sinnvoll?
  • Sollten an bestimmten Stellen Themen zusammengefasst oder weiter unterteilt werden?
  • Ist die Reihenfolge, in der die Themen dokumentiert sind, sinnvoll (insbesondere in Bezug auf das Verständnis des für das jeweilige Thema notwendige Wissen)?
  • Sind die Benennungen der Themen und Sachverhalte korrekt?
  • Könnten sie kompakter formuliert oder müssen sie ausführlicher beschrieben werden?
  • Ansprechpartner/-innen?
  • Relevante Dokumente?
  • Wann sollten die Wissensinhalte “aktualisiert” werden?
  • Welche Querbeziehungen zu anderen Bereichen oder Funktionen bestehen bzw. müssen gepflegt werden?

Wenn Ihr alle Punkte beachtet habt, prüft gemeinsam mit dem_r Jugendsekretär_in vor Ort und dem Betriebsrat/ Personalrat, welche Qualifizierungsmaßnahmen außerdem notwendig sind. Für neu gewählte JAV-Mitglieder empfehlen wir Jugend- und Auszubildendenvertreter_innen eine mehrteilige Seminarreihe.

Hier erfahren sie alles über die Grundlagen der JAV-Arbeit. Im Mittelpunkt des ersten Seminars (Praxis 1) stehen die wichtigsten Gesetzesparagraphen und ihre praktische Umsetzung im Alltag. Zudem wird das Selbstverständnis als JAV gestärkt. Nach dieser Einführung folgt im zweiten Seminar (Praxis 2) alles Wesentliche zu Fragen der Ausbildungsqualität und der Übernahme von Auszubildenden.

Das dritte Seminar (Praxis 3) richtet sich an JAV-Mitglieder, die auf diesen Grundlagen aufbauen und ihre kommunikativen, organisatorischen wie auch methodischen Kompetenzen erweitern wollen. Im letzten Trainig (Praxis 4) geht es um den Umgang mit besonderen Problemen wie Mobbing, Diskriminierung, Sucht oder sexuelle Belästigung. Ihr lernt hier, wie man sensibel mit den Betroffenen umgeht und welche arbeitsrechtlichen Möglichkeiten es in konkreten Fällen gibt.

Wir wünschen euch bei eurem Übergabemanagement viel Erfolg!